- Создайте удобные таблицы для своего инструмента аналитики
Райан Фарли, генеральный директор LawnStarter, говорит, что у аналитиков его компании есть интересный способ сократить время, которое они проводят в Excel и Power BI:
«То, что я расскажу, в большей степени не является передовой практикой - но, безусловно, экономит массу времени и усилий - это инвестирование времени в создание того, что мы называем «таблицами фактов». Эти таблицы фактов могут быть наборами всех данных, созданными с помощью вашего инструмента бизнес-аналитики, представления SQL или таблицы SQL. Но основная предпосылка заключается в том, что 80% вашей работы в BI будет выполняться из 20% одних и тех же источников данных. Поэтому есть смысл объединить их все в одно. Примеры для нас в LawnStarter по уходу за газонами включают наш веб-трафик через регистрацию, наших ежемесячных активных клиентов и нашу сегментацию клиентов. Мы так часто используем эти вещи, что имело смысл создать источники данных, к которым каждый может подключиться напрямую. Во-первых, им не нужно перебирать необработанные данные, а во-вторых, чтобы каждый проводил анализ, скажем, ежемесячно активных пользователей и гарантированно будет смотреть на активных пользователей за месяц. Кроме того, это позволяет менее опытным людям быть уверенными в своих результатах».
Предложение Фарли - отличный пример экстернализации вашей памяти путем создания списков удобной для использования информации, что является еще одним отличным способом повышения продуктивности.
2. Замените свою память списками
Чтобы быть максимально продуктивным, вам нужно высвободить как можно больше умственной энергии. Один из прекрасных способов сделать это - освободить собственную память.
Вместо того, чтобы заставлять лобные доли все запоминать,, внесите все свои задачи в список дел. Это освободит ваш мозг, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать в данный момент, а не на том, что нужно сделать в этот день или неделю.
В своей книге «Организованный разум» Даниэль Левитин объясняет, как списки дел помогают повысить продуктивность: «Цель [списков дел] состоит в том, чтобы выкинуть из головы проекты и ситуации, но не потерять потенциально полезные идеи. Тогда вы можете сделать шаг назад и взглянуть на свой список с точки зрения наблюдателя и не позволять себе руководствоваться тем, что происходит в вашей голове в последнее время и отвлекает от процесса».
Перенося свою память в блокнот или документ Word, вы освобождаете свой мозг, чтобы критически, отстраненно взглянуть на проблему.
Кроме того, не забывайте расставлять приоритеты.
3. Выберите организационную систему и придерживайтесь ее
Если списки дел представляют собой небольшие блоки внешней памяти размером с килобайт, организационные системы подобны целым программным платформам для вашего мозга. Если у вас нет организационной системы, обязательно создайте ее.
Левитин рекомендует выбирать уже существующую систему. Итак, если у вас возникли проблемы с организацией файлов, используйте алфавитный порядок. Или вы можете выбрать успешную существующую организационную систему, такую как «Критические возможности», которые Gartner использует для структурирования своих магических квадрантов (полный контент доступен клиентам Gartner).
Если вы преуспеваете, вы всегда можете создать немного иную систему, как Томас Джефферсон, который каталогизировал всю свою библиотеку по трем категориям: история, философия и изобразительное искусство. (На языке XVIII века наука - включая компьютеры - относилась бы к «философии»).
Эту идею он позаимствовал у своего героя Фрэнсиса Бэкона.
Если у вас есть организационная система, придерживайтесь ее и сделайте ее основой всего, что вы делаете на работе. Мозг устроен так, чтобы организовывать вещи по категориям, поэтому упорядочивание вещей позволяет поддерживать внешний мир в той форме, которая нравится вашему мозгу, и которая может легко обрабатываться.
Зак Кокос, вице-президент по развитию LawnStarter, приводит отличный пример создания организованной системы для повышения производительности:
«Одна проблема, с которой мы столкнулись, заключалась в том, что несколько источников истины определялись каждым собственным SQL-запросом, который отвечал на аналогичные вопросы. Чтобы решить эту проблему и стать более продуктивным, отвечая на вопросы с данными, мы создали репозиторий git с запросами «источники истины» (которые иногда даже определяют представления или сводные таблицы). Это дало нам несколько преимуществ:
- Объединение всех этих запросов в одном месте делает нас более уверенными в данных и анализе, которые мы производим.
2. Наши запросы теперь контролируются версиями, поэтому вы можете видеть их историю и прогресс с течением времени.
3. Поскольку запросы являются общедоступными, проводится более широкое обсуждение и внимание к деталям по поводу их точности. Это простое изменение сделало нашу бизнес-аналитику более точной, эффективной и продуктивной!»
4. Прислушайтесь к природе
Согласно исследованию Мичиганского университета, вы можете повысить свою продуктивность до 20%, просто прогулявшись по парку.
По какой-то причине выполнение упражнения Торо хотя бы несколько минут может улучшить вашу память и внимание. Участники исследования совершили 20-минутную прогулку по дендрарию и обнаружили, что их умственные способности улучшились. Подобная прогулка в городской среде такого эффекта не дала.
Насколько сильно природа воздействует на разум? Достаточно того, что испытуемые, которые десять минут смотрели на картину природы, показали лучшие результаты, чем испытуемые, совершившие еще одну прогулку по городу. 10-минутный перерыв с журналом, например, о национальных парках, который вы можете достать из библиотеки, может дать больше, чем прогулка по оживленной городской улице.
5. Войдите в режим мечтаний
Здесь подразумевается «спланируйте свой следующий отпуск». «Мечтание» здесь относится к тому, что Маркус Райхл называет «режимом по умолчанию». Это состояние, когда идеи могут приходить и выходить из вашей головы, и «ни одна мысль не требует ответа».
Режим по умолчанию противоположен сознательному вниманию. Каждый раз, когда ваш разум блуждает, он переходит в режим по умолчанию.
Так как же режим по умолчанию делает вашу работу более продуктивной? Это позволяет вам идентифицировать связи, которых нет в других местах. По словам Левитина, режим по умолчанию «отмечен потоком связей между разрозненными идеями и мыслями и относительным отсутствием барьеров между чувствами и концепциями».
Подумайте о том, чтобы разделить несколько периодов дня на блоки, которые позволят вам так мечтать. Сделайте все возможное, чтобы войти в это состояние, особенно когда вы пытаетесь найти ответ на особенно трудную проблему. Для этого достаточно выйти из-за стола. По какой-то причине изменение своего положения помогает нам отвлечься и посмотреть на задачу под другим углом. Склонность режима по умолчанию к установлению соединений может дать решение из того места, о котором вы даже не задумывались.
6. Выделите 52-минутные отрезки времени
Судя по всему, магическое число продуктивности: 52… и 17.
В исследовании Draugiem Group это интервалы между работой и отдыхом, используемые наиболее продуктивной группой людей при исследовании производительности труда. Люди, которые делают 52-минутные рабочие отрезки, за которыми следуют 17-минутные перерывы, очевидно, более продуктивны.
Левитин соглашается: «Сложные задачи получают выгоду от продолжительного периода концентрации на пятьдесят минут и больше из-за количества времени, которое требуется вашему мозгу, чтобы успокоиться и поддерживать сосредоточенное состояние».
Если вы хотите погрузиться в это состояние мечтаний, попробуйте выполнить 50-минутные отрезки работы. У вас будет достаточно времени, чтобы перейти в режим по умолчанию и еще больше повысить вашу производительность.
Наши курсы по Power BI:
Курс Аналитик BI
Курс DAX Mastering
Курс Финансовый анализ в Power BI
Наши каналы:
VK